Hinter den Kulissen von TEDxGraz – und was ich wirklich gelernt habe

Bianca Prommer [00:00:00]:
Letzte Woche hat TEDx Graz stattgefunden und in dieser Folge möchte ich gerne ein paar Einblicke mit dir teilen, wie das Event so war, wie die Stimmung war und vor allem auch, was ich aus diesem Event mitnehme. Lass uns direkt in die Folge einsteigen. Hallo und herzlich willkommen in einer neuen Folge von Innovation einfach machen. Ja, heute möchte ich dir ein bisschen in diese TEDx Reise mitnehmen. Vielleicht hast du es ja mitbekommen und zwar hat am 19. November TEDx Graz stattgefunden. Also TEDx sind ja diese TED Talks, also diese wunderbaren, maximal 18 Minuten inspirierenden Keynotes und Geschichten, die man dann so auf YouTube findet. Und TEDx ist das unabhängige regionale Format, das heißt, da können sich Menschen zusammenfinden und und eine entsprechende Lizenz beantragen und dann eben TEDx Graz stattfinden lassen.

Bianca Prommer [00:01:07]:
Und da möchte ich einfach ein paar Learnings mit dir teil, dich ein bisschen mit hinter die Kulissen mitnehmen und einfach auch so, wie ist es da gelaufen, wie ist es mir auch damit gegangen, um dich da ein bisschen wirklich hinter die Kulissen von TEDx mitzunehmen, weil das ist schon sehr, sehr faszinierend. Das Ganze hat stattgefunden am 19. November und das war eigentlich gar nicht so viel Zeit zum vorbereiten und zwar TEDx kann man ja eine Lizenz beantragen und das hat in unserem Fall, also für TEDxGraz hat es die Carola Sakotnik gemacht, die ist die Lizenzhalterin und Ich selbst bin Co Organizer von TEDxGraz. Sie ist Initiatorin, Lizenzhalterin und Organizer und ich im Co Organizer. Wir haben dann im Frühjahr 2025 die Lizenz beantragt, dann musst du so rund sechs bis acht Wochen warten, bis du die Freigabe bekommst. Das war dann eben im zweiten Quartal irgendwann mal und dann hat es geheißen, ihr dürft TEDxGraz veranstalten und das war natürlich wunderbar, das war großartig und gleichzeitig haben wir gewusst, jetzt haben wir nicht mehr viel Zeit, weil das Event, also du musst, wenn du diese Lizenz beantragst, auch gleichzeitig sagen, wann dieses Event stattfinden soll und haben gesagt, passt 19.11. Und das war dann wirklich gar nicht mehr so viel Zeit rückblickend, weil natürlich ganz, ganz viel zu organisieren ist. Du brauchst Sponsoren für dieses Event, du brauchst eine Webseite, ein Ticketsystem, du musst das ganze bewerben, weil du musst dir auch Tickets verkaufen oder sollst Tickets verkaufen.

Bianca Prommer [00:02:53]:
Du brauchst Catering, du brauchst Location, du brauchst die ganze Technik rundherum und du brauchst natürlich Speaker und Speakerinnen, also wunderbare Menschen, die da was zum Teilen haben. Also das sind ganz ganz viele Dinge, die da einfach im Hintergrund passieren und TEDx ist auch sehr streng geregelt, was voll logisch ist, weil die natürlich auch ihre Marke schützen wollen und sicherstellen wollen, wenn da TEDx draufsteht, dass da auch TEDx drinnen ist. Und ich möchte zuerst gerne drei Learnings mit dir teilen, dann drei Dinge, für die ich dankbar bin und drei Dinge, die ich beim nächsten Mal anders machen würde. Und bitte, das sind wirklich meine persönlichen Punkte, die sind weder mit dem Team noch sonst abgestimmt. Das sind wirklich meine ganz ganz persönlichen Dinge. Lass uns mal mit den drei Learnings starten. Mein größtes Learning ist es definitiv, das TEDx bedeutet raus aus der Komfortzone zu gehen und einfach einmal machen. Es war schnell klar, dass wir als Organizer und auch Co Organizer natürlich keinen TED Talk halten, aber dass wir das Event moderieren und es ist so, dass ich natürlich ganz ganz viele Workshops moderiere, Open Spaces, Grossgruppenformate, selbst auch Vorträge halte, aber die Moderation von so einem Event dann doch noch einmal was anderes ist.

Bianca Prommer [00:04:24]:
Also bin es überhaupt nicht gewohnt Events zu moderieren und das war schon außerhalb meiner Komfortzone dann noch das ganze auf Deutsch und auf Englisch, also immer wieder zweisprachig. Das war schon etwas, wo ich mir also da habe ich wirklich viel vorbereitet, viel Vorbereitungszeit reingesteckt, auch entsprechend Moderationskarten vorbereitet, was mir einfach wichtig war, das gut und professionell rüberkommen zu lassen. Aber auch natürlich und das Feedback, wenn ich jetzt so LinkedIn Beiträge über TEDxGraz lese, ist schön zu lesen. Lesen das genau auch das Ankommen ist Learning Nummer zwei. Pläne sind da, um verworfen zu werden. Also natürlich haben wir Pläne gehabt im Sinne von wann ist wer dran, wer ist wofür zuständig und wie es halt für ihn. Pläne sind auch immer da, um umgeworfen zu werden, neue Reihenfolge zu machen. Eine unserer Künstlerinnen ist zum Beispiel krank geworden, da man dann umswitchen müssen.

Bianca Prommer [00:05:25]:
Wir haben auch einmal bei den Speakern eine andere Reihenfol dann reingetan aufgrund von Reisezeiten und Zugzeiten, das gehört alles dazu. Und ich glaube, umso wichtiger ist es, einen guten Plan zu haben, weil ich bin jemand, ich brauche einen guten Plan, damit ich ihn dann noch verwerfen kann. Und das ist sicher eines der Learnings. Und dazu gehört mein drittes Learning, dass es ganz wichtig ist, ein Team im Hintergrund zu haben, das selbstorganisiert ist, das eigenverantwortlich handelt und wenn Themen auftreten, da auch wirklich schnell ins Tun kommen. Und das hat wirklich wunderbar funktioniert, weil nicht alles so geklappt hat, wie wir es geplant haben, sondern dass wir halt einfach spontan auch einmal umentscheiden müssen. Es war so, dass Carol und ich uns voll und ganz auf die Moderation fokussieren wollten und deshalb natürlich ein Team im Hintergrund gebraucht haben, auf das wir uns verlassen können und die da einfach auch wirklich vorausschauend denken, dass sie gleich einmal zum Aufräumen beginnen, dass die von sich aus Dinge sehen und dann auch entsprechend Lösungen finden. Und das führt mich jetzt auch zu den drei Dingen, für die ich dankbar bin. Und eins dieser Dinge sind auf jeden Fall unsere Volunteers.

Bianca Prommer [00:06:41]:
Wir haben ein ganz, ganz tolles Team an Freiwilligen gehabt, und zwar wirklich Freiwillige, die ihre Zeit schon vor TEDx investiert haben, gemeinsam mit uns nach Sponsoren gesucht haben, LinkedIn betreut haben, wirklich da ganz, ganz tolle Arbeit geleistet haben mit uns wirklich die ganzen Speaker und Speakerinnen. Es waren ja über 120 Bewerbungen, Videos durchgeschaut haben, mit bewertet haben, ausgewählt haben, also die wirklich Zeit investiert haben und dann halt auch noch Freiwillige, die dann an diesem Abend dabei waren oder an diesem Nachmittag und Tag dabei waren. Und es war echt wunderbar, weil die einfach wahnsinnig viel Zeit und Energie investiert haben. Wofür bin ich noch dankbar? Das sind natürlich alle Sponsoren und Partner, die wir so gefunden haben. Das war wirklich so schön zu sehen. Kann mich erinnern, nachdem wir TEDx die Lizenz bekommen haben, habe ich recht schnell einen LinkedIn Beitrag gemacht, so quasi hey, TEDx Graz kommt und wir suchen Sponsoren, Sponsorinnen für Hoodies, Catering etc. Und was dann in Bewegung gekommen ist, das war so sensationell. Da haben sich wirklich ehemalige Studienkollegen von mir gemeldet, Kunden von mir gemeldet, ehemalige Kollegen gemeldet, die dann gesagt Hey, wir haben da was, wir unterstützen, wir fördern das Ganze, egal ob Das jetzt Herzstück 81 von der Lebenshilfe Fürstenfeld ist, die uns die hoodies und die Goodie Bags zur Verfügung gestellt.

Bianca Prommer [00:08:11]:
Haben. Die sind mit Siebdruck bedruckt worden von Menschen mit Behinderung und es ist halt wirklich wunderbar angekommen. Oder auch die Firma Payer, die gesagt Hey, wir haben da coole Location auf der Turnier. Wenn ihr wollt, sponsern wir euch die. Oder die Firma Durmont, die gesagt Hey, wir machen Teppiche und ihr braucht doch so einen richtig coolen, runden roten Teppich. Die danach gesagt haben, da sponsern wir diesen Teppich. Dann waren da auch noch so viele, die ich nicht gekannt haben, die uns aber per E Mail angeschrieben haben, egal ob Sieger, Fredo, Diner, Trace, BearingPoint, die gesagt hey, cool, wir sind auf jeden Fall dabei und unterstützen, wie wir halt auch können. Oder auch die Sonja von Great Vibes, die ich Ja, wir haben dann nachgerechnet tatsächlich ich Glaube im Jahr 2015 kennengelernt habe und die dann gesagt hat, ich sponsor euch das komplette Grafikdesign.

Bianca Prommer [00:09:09]:
Dann haben wir noch Unterstützung von unserem Videoteam Fat Moon Media bekommen. Wir haben Unterstützung von Johannes Bechmann bekommen, der die Fotos gemacht hat. Also ich habe sicher nicht alle aufgezählt, aber vielen, vielen Dank dafür und das ist wirklich etwas, wofür ich sehr, sehr dankbar bin und ich bin dankbar für alle, die teilgenommen haben. Also der event war ja vier Wochen vorher ausverkauft. Wir haben 100 Tickets verkauft, weil die erste Lizenz von TEDx ist immer 100 Personen. Das haben wir dann gehabt und diese 100 Tickets haben wir verkauft. Die Teilnehmenden waren so wunderbar. Die haben uns dann auch danach noch so viel positives Feedback geben.

Bianca Prommer [00:09:48]:
Die haben uns wirklich bestär darin weiterzumachen, TEDxGraz auch ins nächste Jahr zu holen und dafür, da bin ich wirklich sehr, sehr dankbar. Ja, und jetzt noch drei Dinge, die ich beim nächsten Mal anders machen würde. Eines der Punkte, ich glaube, ich würde persönlich weniger Talks machen. Wir haben diesmal 15 verschiedene TED Talks gehabt, also 15 Speaker und Speakerinnen und dazu dann noch ein paar Show Acts, um das Ganze aufzulockern. Also das war wirklich ein schönes, wunderbares Event. Ich persönlich glaube, dass 15 einfach für den Nachmittag und Abend zu viel ist. Also wie gesagt, das ist wirklich nur meine persönliche Reflexion, aber da glaube ich, darf man vielleicht noch einmal drüber nachdenken. Etwas, was ich auch anders machen würde.

Bianca Prommer [00:10:37]:
Wir haben uns dieses Mal tatsächlich für ein Bilingual Event entschieden, also Deutsch Englisch. Zukünftig würde ich es tatsächlich nur auf Englisch machen, also TED ist ja Englisch und es kostet einfach viel Zeit, immer alles in zwei Sprachen zu machen, immer alles auf zwei Sprachen an zu moderieren, was dazu geführt hat, dass wir glaube ich auch einen ziemlichen Zeitverzug gehabt haben. Deswegen, da würde ich wahrscheinlich nur mehr in einer Sprache arbeiten. Und das dritte ist, ich würde mir mehr Zeit für den ersten TEDx Event nehmen, also von der Freigabe der Lizenz bis zum ersten Event, um einfach mehr Zeit für Sponsorensuche zu haben, mehr Zeit für die ganze ganzen Vorbereitungsarbeiten zu haben, damit das hier wirklich einfach gut vorbereitet ist Bei Sponsoren, gerade so größere Firmen, die sind ja nicht von heute auf morgen Sponsor, sondern die haben ihre Budgets und die Budgets. Wir haben ganz oft gehört, dieses Jahr ist unser Budget schon vergeben und deswegen würde ich mir da einfach ein bisschen mehr Zeit nehmen. Also rückblickend war TEDxGrad wirklich ein wunderbares Event. Ich habe heute noch Gänsehaut, es waren ganz ganz tolle Talks. Ich habe es bewusst auch keinen Talks herausgenommen, weil ich einfach mehr den Blick hinter die Kulissen geben wollte.

Bianca Prommer [00:11:57]:
Die Videos zu den einzelnen Talks werden wahrscheinlich in rund einem Monat online gehen, das heißt so vielleicht noch vor Weihnachten hoffentlich. Es dauert immer, bis es dann fertig aufbereitet ist, bis es hochgeladen wird, bis dann von TEDx auch freigegeben wird. Und da freue ich mich natürlich sehr, diese Talks dann noch einmal zu erleben, noch einmal zu sehen, noch einmal anzuhören, weil ich natürlich auch sehr stark in meinem Tunnel der Moderation war und vielleicht das gar nicht so aufnehmen hab können, was da alles passiert ist. Und deshalb bin ich einfach wahnsinnig dankbar für dieses Event. Das war Der Rückblick zu TEDxGraz. Lass mir gerne einen Kommentar da, lass mir gerne eine Nachricht auf LinkedIn da und sag mir vielleicht auch, wie dir der Event gefallen hat, wenn du dabei warst bzw. Was für dich TED Talks ausmacht. Das würde mich auch interessieren.

Bianca Prommer [00:12:52]:
Und damit kündige ich jetzt die Folge an, die eigentlich diese Woche sein hätte sollen. Ich wollte aber tedx jetzt recht schnell als Folge reinbringen. Nächste Woche werde ich mit dir eine Methode teilen oder eine Technik teilen oder eine Inspiration teilen, die die Workshops, gerade so Innovationsworkshops oder auch Teamworkshops noch besser machen. Damit bis zum nächsten Mal. Ciao, ciao.